Gmail歴7年の僕が絶対におすすめする設定方法とテクニック

by 町田 龍馬 on 2013年1月24日

Gmail

僕は18歳からGmailをメインのメールクライントとしてほぼ毎日使っている。今25歳なので7年間も使っていることになる。今回はこれまでに僕が学んだGmailの使い方の中でも、絶対におすすめしたい設定とテクニックを紹介したい。特にマルチ受信ボックス機能とフィルタを使い、受信ボックスをつねにゼロにする方法は、本当おすすめなのでぜひためしてほしい。

 

Google appsやGmailの受信ボックスのデザインはデフォルトだと以下になる。これから、このデザインの無駄をとりのぞいていく。無駄をとりのぞくことで重要なことに集中できるようになる。禅=Zenの考え方だ。

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まずは、「設定」メニューの「全般」タブを開き、いかのようにする。紹介することが多いので理由はあえて書かないが、質問があれば気軽にTwitter(@ryoma0421)かメール(ryomaアットzenstartup.jp)で聞いてほしい。

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「全般」タブの下の方に自分のプロフィール写真をアップする項目があるので、以下のように画像をアップする。Screen Shot 2013 01 24 at 14 43 46

 

「ラベル」タブで、全てのラベルを非表示にする。

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「受信トレイ」タブで、重要マークを表示しないようにする。

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「アカウント」タブで、自分が送信用に使いたいメールアドレスを追加する。おすすめは個人用もビジネス用もすべて追加すること。そうすれば、いくつものGmailログインしなくても、ひとつのアカウントから、複数のメールアドレスを送受信できる。ちなみに、Yahoo!メールやMSNメールなど、Gmail以外のメールアドレスでも送受信できる。Screen Shot 2013 01 24 at 14 54 00

 

「フィルタ」タブから、別のGmailで使っていたフィルタをインポートする(これまでにフィルタを使っていなかったらこのステップは無視してほしい)。いずれにしても、フィルタ機能は生産性をあげるために、必須の機能なので、ぜひやり方を学んで欲しい。「Gmail フィルタ 設定」などでググればすぐにでてくるだろう。Screen Shot 2013 01 24 at 15 10 57

 

「メール転送」タブで、送信用に使いたいメールアドレスを追加する。追加できるアドレスはYahoo!メールや独自ドメインのメールアドレスなど、何でもOKだ。つまり、自分が使っているメールアドレスすべて追加できる。僕はすべてのメールを送信用として設定することをおすすめする。

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「チャット」タブで音声通話の発信を有効にする。デフォルトは日本にする。その後、$10分のクレジットを購入すると、Gmailのサイドバーから簡単に電話がかけれるようになる。

 

Skype Outと同様の機能だ。異なるのは、Skypeより簡単にメール本文にある電話番号に電話をかけれる点だ。これまで僕はメール本文にある電話番号をSkypeにコピペしてSkype Outして発信していたが、Google Voiceを使い出してからは、その必要がなくなった。

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「ウェブクリップ」タブで、ウェブクリップは非表示にしておく。絶対に必要な機能・デザイン以外はすべて削除することべきだ。

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「Labs」タブで以下の8つを有効にする。少なくともマルチ受信トレイは絶対に有効にすること。

 

「マルチ受信トレイ」タブで、以下のようにパネルを設定する。これは今回紹介する設定の中でも最も重要なので、絶対にやってほしい。

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フィルタを設定する。From欄に「*」と入れて、「続行」を押す。

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「受信トレイをスキップ」にチェックをして、「フィルタを更新」をクリック。これで最強の受信ボックスの作成が完了。次回から受信ボックスにくるメールは「未読」のものだけ。

 

つまり一度メールを開いて「購読」にすると、受信ボックスから消えて、アーカイブされる(「すべてのメール」フォルダに移動される)。僕は、この方法をつかうようになって、すぐにメールを処理するくせがついた。

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歯車アイコンをクリックして、「テーマ」を選び、最もミニマルな「ソフトグレー」を選択する。Screen Shot 2013 01 24 at 16 09 10

 

「アカウント」タブで、先ほど追加したメールアドレスの返信設定をする。メールを受信したアドレスから返信するようにすれば、個人メールにきたメールに対して、間違ってビジネスメールで返信するようなことがなくなる。

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Rapportive(https://rapportive.com/)というプラグインをインストールする。Chrome、Firefox、Safariのプラグインが用意されているので、自分のブラウザーにあったものを選ぶ。

 

そうするとGmailの本部右に以下のような、情報が出る。一度FacebookやLinkedInをコネクトすると、メール上で相手のソーシャルメディアアカウントを確認するだけでなく、直接Facebookフレンド申請・LinkedInコンタクト申請ができる。相手がTwitterをやっていれば、ここで最新のTweetをみて、RTや返信ができる。

 

僕はRapportiveを使うようになって、より相手にあったメッセージを、相手にあった方法で出せるようになった。例えば、ものすごく忙しい人でも、Twitterのメンションはみてくれることが多い。同時にLinkedInのメッセージも意外とみてもらえる+返信率が高い。

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最後に言語を日本語から英語に変更する。理由は英語にした方がミニマルでクールだから。同じ理由でぼくのMacBook AirのキーボドはUS仕様になっている。Screen Shot 2013 01 24 at 17 32 24

 

上で紹介した設定のなかでも、重要だと伝えた、「マルチ受信ボックス」「フィルタ」設定をすれば、受信ボックスが以下のようになる。未読のメッセージのみが受信ボックスに表示される。

 

一度でも開くと受信ボックスから、アーカイブに移動されて、受信ボックスで見えなくなるため、即座に処理するようになる。

 

僕の場合は、即座に返信・アクションできないメールは、「_to process」というラベルをつけて、まとまった時間に「_to proccess」にあるメールを片っ端から処理する。

ラベルをつける意外でおすすなのは、あとで処理したいメールを「タスクに追加する」ことだ。これもショートカットキーをつかいできるようにする。ショートカットキーはGmail内で、「Shift+?」を押すと確認できる。

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まとめ

メールはほとんどの人にとって最も長い時間つかうアプリである。1日に21時間使ったとしても週に147時間、月に5628時間になる。ちなみに僕はRescue Timeを使ってアプリ使用のログをとっているが、Gmailは週に平均4時間使っていた。長い時間ついやすことだからこそ、効率良く使う方法を考えて、実験してみるべきだ。そうすれば、メールの処理よりもっと重要なこと、例えば何かを創ることに時間をそそげる。

 

冒頭でものべたが、重要なのは、以下に無駄をなくして、自分の時間と集中力を人生ににとって重要なことに使うかだ。僕にとって今大事なことは、新サービス「ZenMetrics」のロンチをすること、ロンチ後に大量・高品質のブログを英語で書き続けることだ。

 

海外向けにアプリをロンチしたことも、英語でブログを書いたこともない。はじめてのことなので不安はあるが、その不安に打ち勝ち、とにくやり続けることでスキルを高めていきたい。

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町田 龍馬

著者プロフィール

25歳 起業家。米国向けにFacebook解析ツールを「ZenMetrics」を開発しながら、NetConcierge.jpのインバウンドマーケティングとFANCAM.comの日本進出を支援(http://t.co/DX58UjKS)。過去に倖田來未FANCAMと学研カレンダーアプリの企画/ディレクション、マイクロソフトのコンサル。モットーは「海外経験者や起業家精神を持った人を増やして日本を元気にする」

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