バーチャルチームをマネジメントするための7つの秘策

by 町田 龍馬 on 2011年4月9日

米国では、17万2千人が自分の家で仕事をしている。これは全米の労働人口5パーセントに当たる数字だ。これからの時代の管理職には、離れた場所あるいは異なる国で働くメンバーをマネジメントしていく能力が必要になってくるだろう。

僕は昨年の4月から10月にグルーポンライクなサービスを立ち上げようとしていた。この時、6つの国に散らばるメンバーがバーチャルチームとしてプロジェクトに参加していた。たくさんの失敗をその経験を通して、バーチャルチームをマネジメントするための7つの秘訣を確立することができた。

1. 他のメンバーが何をしているかを知る

チームの各メンバーを孤立させないのは重要な点だ。それぞれのメンバーは、自分の同僚が何をすべきなのか常に把握していなくてはいけない。そうすれば、必要なときには協力することができるし、プロジェクトの全体像が把握できていれば、その中で自分のタスクを果たそうというモチベーションも上がってくる。

よって、マネージャーは各メンバーの進捗状況を毎日把握していなければならない。毎日の報告と翌日の予定を記した、簡潔なレポートを作成してもらうと良いだろう。

2.頻繁にコミュニケーションを取る

バーチャルなチームが互いにコミュニケーションを取るためのツールは色々あるが、伝えたい内容に合わせて最善のツールを選ぶことは重要だ。例えば、感情のからんだ問題を扱う際には、テキストメッセージやEメールを使うより電話で話し合ったほうが良いだろう。理想的なのは顔を合わせて話合うことだが、現実的には不可能な場合が多い。

時にはEメールでのやり取りで、らちがあかないと感じることがあるかもしれない。そのような場合は電話会議に切り替えたほうが効率的だろう。「Eメールは短く」というポリシーを会社で定めるだけでも、バーチャルチームの生産性を高めることができる。短いメールは、受け取る側と書く側の双方にとって時間の節約となるからだ。

3.メンバーの生産性と目標を常に把握する

これはどんなチームにとっても大切だが、バーチャルなチームにおいては特に重要だ。そのためには、各人の生産性を測る明確なベンチマークを持っていなければならない。一人一人について、どんな成果を上げているか把握し、最低限求められる基準を設けておく必要がある。この際、ただ経営側から目標を与えられるより、各メンバーが自分で目標を設けて達成を目指すほうが明らかに効果的である。

4.チームの雰囲気を保つ

他のメンバーと離れた場所で仕事していると、どうしても孤立しがちになる。どうしたら孤立してしまうことを避けられるだろうか?幾らかでもコミュニケーションを取り仲間意識を高めるため、できることを何でも試みるようにすべきだ。現実的であれば、定期的にメンバーと顔を合わせる機会を設けよう。もし実際に合うのが難しいなら、バーチャルな方法を試してみよう。

仲間の誕生日に電話をかけたり、メッセージを送ったりすると良いだろう。直接顔を合わせられないというデメリットを、できる範囲で埋め合わせるよう努力することだ。

5.集中できる環境を作らせる

一人で働くことの大きなメリットは、オフィスの雑事に気を散らされずにすむという点だ。もちろん、オフィスでは生じないプライベートな問題に気を散らさられるというデメリットもあり得る。犬が吠えたり、子どもの世話が必要だったり、インターネットのアクセスが不安定だったりといったことが仕事の効率に影響するかもしれない。

そこで、メンバーの働く環境を確かめておくべきだろう。例えば、プライベートな場所で仕事をするのか、何時間働けるのか、気を散らすどんな要因があるのかといった要素だ。できれば仕事専用のコンピュータを備えていることが望ましい。またSkypeなどのコミュニケーションツールは、仕事専用のアカウントを準備して、個人用とは分けておくべきだろう。

6.家で仕事をすることに向いたメンバーかどうか見極める

人によっては家や他の場所で働くことを楽しめるが、そのような環境で働くのに全く向かない人もいる。これは自己鍛錬の程度、仕事の際に他の人とのコミュニケーションをどれほど必要とするか、自分のプロジェクトを一人でやり遂げる能力などに左右されるだろう。

ある人は一人で仕事をするのに向いており、ある人は全く向いていない。それぞれの適性を見極めることが必要である。

7.Time Doctorを使って勤務状況を把握する

フレキシブルなワークスタイルの場合、仕事をしているかどうかさえ確認するのが難しいことがある。成果主義の報酬体系であれば、この点はそれほど気にならないかもしれない。しかし時間ベースで給与が支払われる場合、本当に支払いに見合った時間だけ就業しているかどうか知りたいと思うはずだ。家で働いていると、配偶者、子ども、あるいは単に集中できないといったことのために、仕事に身が入らないことがある。

もちろん彼らの成果に満足しているのであれば、3時間くらい昼寝しようが、仕事時間にテレビを見ようが構わないと思うかもしれない。しかしどんな場合でも、細かな部分まではわからない、あるいは各人の成果をすぐには判断できないグレーゾーンがあるものだ。そのような場合には、具体的な就業状況がわかれば会社の生産性を向上させる助けになる違いない。Time Doctorはこのようなシチュエーションで非常に有用なソフトウェアだ。

これを使えば、コンピュータ上のアクティビティ全てをリアルタイムで追跡することができる。例えば、どんなウェブサイトを見て、どんなアプリケーションを使っているかをリストアップしてくれる。さらにコンピュータを使うのをやめると、自動的に休憩時間として記録するので、就業時間の正確さを確認する手段ともなる。

Time Doctorのフリートライアルバージョンはhttp://www.timedoctor.comにある。

米国は広大な国土を抱えることもあって、ITの活用で常に先陣を切ってきた。このようなリモートワーカーの活用でもノウハウが蓄えられてきていることがよくわかる。日米のワークスタイルの違いを考慮しても、実際的な提案ではないだろうか。特にフレックスタイムや自宅勤務を推進しようとしている会社は参考にしてみてはどうだろう。

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町田 龍馬

著者プロフィール

25歳 起業家。米国向けにFacebook解析ツールを「ZenMetrics」を開発しながら、NetConcierge.jpのインバウンドマーケティングとFANCAM.comの日本進出を支援(http://t.co/DX58UjKS)。過去に倖田來未FANCAMと学研カレンダーアプリの企画/ディレクション、マイクロソフトのコンサル。モットーは「海外経験者や起業家精神を持った人を増やして日本を元気にする」

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